Podkreślenie procesowego i dialogowego charakteru APK nie zwalnia dystrybutora z obowiązku trwałego udokumentowania jej przebiegu. Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego (UKNF) oraz art. 12 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2017/2358, sama rozmowa z klientem, bez udokumentowania jej przebiegu, nie stanowi prawidłowej realizacji obowiązku wynikającego z art. 8 ust. 1 ustawy o dystrybucji ubezpieczeń.
Dokumentacja APK musi obejmować co najmniej:
▪️ pełen zakres pytań zadanych klientowi,
▪️ udzielone przez klienta odpowiedzi,
▪️ wnioski z przeprowadzonej analizy (zidentyfikowane potrzeby, ryzyka, luki w ochronie),
▪️ uzasadnienie dostosowania oferty do wniosków wyciągniętych na podstawie zebranych informacji.
Jedynym dowodem przeprowadzenia APK nie może być wyłącznie oświadczenie klienta potwierdzające, że jego potrzeby zostały zbadane, a zaproponowany produkt jest z nimi zgodny. Stosowanie takich oświadczeń w miejsce faktycznej dokumentacji procesu stanowi — w ocenie UKNF — próbę przerzucenia odpowiedzialności na klienta i może być kwalifikowane jako działanie naruszające jego interesy.
Forma dokumentacji (papierowa, elektroniczna, nagranie rozmowy z pisemnym podsumowaniem itd.) powinna być adekwatna do kanału sprzedaży. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości w tym zakresie zachęcamy do kontaktu.
